Automatización de procesos de negocio: pasos por dar

El número de septiembre de la revista IT User trae en portada un interesante reportaje sobre el estado actual y los retos dela automatización de procesos de negocio en las organizaciones. Sergio Ughetto, Smart Business Unit Director en Omega Peripherals, ha participado en él. En este post recuperamos el cuestionario al completo que le propuso el medio para que conozcáis su opinión sobre un tema que es crucial en la transformación digital de las empresas.

¿Cuáles son las principales ventajas de la automatización de procesos?

Automatizar procesos nos permite obtener, muchas ventajas, empezando por una reducción del tiempo en la ejecución de tareas, pues se ejecutan automáticamente sin retrasos en el momento requerido; una disminución de errores, ya que los procesos repetitivos ejecutados de forma programada y automatizada reducen los errores debido a la ausencia del factor humano; la integración de soluciones, es decir, la posibilidad de integrar distintos sistemas y aumentar la sinergia entre los mismos, como por ejemplo a través de APIs; o mejoras en la comunicación con flujos de trabajos e información automatizados.

A estas se suman muchas más, como un aumento de la confiabilidad, materializada en que los trabajos se ejecutan en el momento y con los recursos humanos, técnicos, materiales e intelectuales indicados; la consolidación de los procesos: Los procesos automatizados ayudan a consolidar actividades entre distintas áreas de la empresa, ubicaciones geográficas y líneas de negocio; mejora en la seguridad puesto que los procesos automatizados requieren una fase de análisis donde se incluyen todos los aspectos de seguridad y ciberseguridad; y una mejora, también, en la productividad al optimizarse el uso de la tecnología en el logro de los objetivos empresariales.

¿Son las empresas españolas conscientes de todas estas posibilidades? ¿Cuál es el grado de implantación?

Muchas empresas españolas van tomando conciencia de los beneficios de la automatización de procesos, pero todavía no están tomando la decisión de invertir en la implementación de estos.

Beneficios de la sinergia de la automatización conjunta de procesos productivos + procesos de negocios

Las empresas están focalizadas en la automatización de los procesos productivos y no están empleando el mismo enfoque para los procesos de negocio, perdiendo así los beneficios de la sinergia de la automatización conjunta de procesos productivos + procesos de negocios.

¿Hay áreas en las que no está suficientemente explotada esta tecnología? ¿Cuáles y por qué?

Es difícil destacar un área en concreto donde no esté explotada esta tecnología. Particularmente, los procesos de negocio son los que tienen un nivel inferior de automatización cuando los comparamos con los procesos productivos.

En muchas empresas todavía persiste la idea de que los procesos de negocio no aportan valor y se dejan al margen de los análisis de automatización, como consecuencia su implementación se pospone sistemáticamente.

Existe una falta de conciencia del valor real que la automatización de procesos puede otorgar a la empresa liberando a las personas de tareas repetitivas y sin valor, y permitiéndola ser innovadora y creativa. Y eso es, justamente, generar valor para la organización.

¿Son susceptibles de automatizar todos los procesos de negocio? ¿Por qué?

Todo proceso de negocio se inicia con un disparador y finaliza con la obtención de un resultado. En este proceso se ejecutan una serie de actividades.

Podemos decir que todos los procesos son automatizables atendiendo a dos puntos de vista diferentes. Por una parte están los que se refieren a actividades realizadas automáticamente sin intervención humana. Y por otra, en aquellos en los que sí se requiere intervención humana, la automatización consiste en presentar al operador humano toda la información que necesita para realizar la actividad, siendo generada esta, en muchas ocasiones, de forma automática

En caso de que no, ¿a qué se debe? ¿Podría revertirse esta situación en algún momento?

Como indicaba anteriormente, todo proceso de negocio se inicia con un disparador y finaliza con la obtención de un resultado. Lo que vemos es que aquellos procesos relacionados con la innovación son más difíciles de automatizar porque, precisamente, lo que se busca es generar situaciones nuevas y, en ese escenario, es complejo realizar una automatización antes de que se logre primero una consolidación que agregue valor.

¿Qué hay que tener en cuenta a la hora de poner en marcha una automatización de los procesos empresariales? ¿Qué requisitos se deben cumplir?

Para automatizar procesos, en muy importante tener en cuenta la gestión del cambio y la cultura de la organización. En la implementación de nuevos procesos es necesario considerar muchos aspectos, entre estos destacaría los siguientes:

  • La documentación de los procesos. El proceso de automatización requiere de un análisis detallado que permite describir qué actividades se realizan y cómo se ejecutan.
  • La detección de ineficiencias. Implementar automatizaciones permite llevar a cabo una reingeniería de los procesos que permite mejorar muchas actividades. Por ejemplo, bucles de aprobaciones, aprobaciones innecesarias sustituibles por comunicaciones, comunicaciones innecesarias sustituibles por informes adecuados, etc.
  • La división en subprocesos. Los procesos complejos de la compañía son habitualmente susceptibles de ser divididos en procesos más simples que permiten ser automatizados.
  • La implementación de la Inteligencia Artificial. Esta tecnología es clave para automatizar procesos y asegurar que el proceso mantiene su eficiencia en el tiempo.

¿Se asumen riesgos al implantar la automatización? En caso afirmativo, ¿cómo se pueden mitigar?

En un proyecto de implantación de un proceso de automatización se deben analizar las situaciones que podrían generar resultados negativos. Estas situaciones no pueden estar siempre totalmente bajo control, por ello hablamos de riesgos.

Es importante identificar los riesgos, analizar el impacto de estos y la probabilidad de que ocurran con el fin de priorizarlos y generar un plan de gestión de riesgos. Este plan nos debe permitir responder a los mismos utilizando distintas estrategias, tales como implementar acciones que reduzcan las posibilidades a cero o mitigarlos tomando medidas para disminuir dichas probabilidades o su impacto.

Es importante no crear falsas expectativas acerca de que la automatización resolverá por arte de magia todos los problemas. Con la automatización solo se realizará lo que el alcance del proyecto defina.

Es muy importante formar adecuadamente a las personas que interactuarán con los procesos automáticos, y entender que cuantas más actividades se automaticen, más crecerán los posibles riesgos. Por ello, es importarte hacer una implementación iterativa teniendo en cuenta el feedback de cada iteración.

Es muy importante formar adecuadamente a las personas que interactuarán con los procesos automáticos, y entender que cuantas más actividades se automaticen, más crecerán los posibles riesgos

La automatización está envuelta en la polémica al asegurarse que elimina puestos de trabajo. ¿Realmente es así? ¿Cómo conviven personas y estas herramientas en el negocio?

Desde nuestro punto de vista, las herramientas de automatización no eliminan puestos de trabajo. Lo que están haciendo es definir nuevos roles y responsabilidades relacionadas con su implementación.

Quitar actividades repetitivas a las personas involucradas en los procesos libera el tiempo que invertían en estas para que lo dediquen a aquellas actividades que realmente aportan valor a la organización. Por ejemplo, centrando su esfuerzo en los procesos de innovación que, como indicábamos anteriormente, son difíciles de automatizar y requieren la implicación de personas para llevarlos adelante.

Muchos de estos procesos no son visibles para el cliente final de la organización, pero aportan un valor añadido que permite a las organizaciones reaccionar rápidamente en un mercado cada vez más volátil, incierto, complejo y ambiguo.

¿Qué podemos esperar de la automatización en los próximos años y de sus consecuencias en las empresas?

Es de esperar que las empresas continúen incorporando progresivamente este tipo de soluciones que les permitirán mejorar su eficiencia y su eficacia, y ser más competitivas. Estas no solo serán necesarias para poder ganar posiciones en el mercado, sino para asegurar la supervivencia de la organización.

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